Електронні свідоцтва та патенти: чи мають юридичну силу і як отримати паперову копію?
Видача свідоцтв та інших охоронних документів поступово переходить в електронну площину. Але чи має електронний документ таку ж юридичну силу, як паперовий? Чи можна отримати паперову копію, якщо документ створено онлайн? І на чому взагалі базується весь цей процес?
Відповіді на ці питання надає офіційне Інформаційне повідомлення від УКРНОІВІ.
Про це ви також можете дізнатися, переглянувши відео, де ми просто і наочно пояснюємо всі нюанси:
Що регулює електронний документообіг в Україні?
Система електронного документообігу в державних органах, включно з УКРНОІВІ, ґрунтується на таких основних законах:
- Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг» (№ 851-IV від 22.05.2003) – регулює, що таке електронний документ і як із ним працювати.
- Закон України «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги» (№ 2155-VIII від 05.10.2017) – визначає правила використання електронних підписів.
- Постанова Кабінету Міністрів України «Деякі питання документування управлінської діяльності» № 55 від 17.01.2018 – пояснює, як організовувати роботу з електронними документами в установах.
Що вважається оригіналом?
Згідно зі статтею 7 Закону № 851-IV, оригіналом електронного документа є саме його електронна версія – з усіма обов’язковими реквізитами й кваліфікованим електронним підписом (КЕП).
Як це працює у сфері захисту прав на об’єкти промислової власності?
Закон України «Про охорону прав на промислові зразки» (№ 3688-XII) прямо передбачає:
- На всіх документах, які приймає або затверджує УКРНОІВІ, використовується КЕП.
- Якщо заявка подана в електронній формі, то й документи видаються в електронному форматі – відповідно до вимог основних законів і правил, встановлених Міністерством економіки України.
- Для таких заявок діловодство ведеться електронно, а всі документи підписуються або КЕП, або удосконаленим електронним підписом на базі сертифіката заявника чи його довіреної особи.
Такі ж норми передбачені у законодавстві щодо:
- знаків для товарів і послуг (Закон № 3689-XII),
- винаходів і корисних моделей (Закон № 3687-XII),
- компонувань напівпровідникових виробів (Закон № 621/97-ВР).
Чи все має бути виключно в електронному вигляді?
Ні. Але основна форма діловодства в установах – електронна, тобто всі документи створюються, обробляються та зберігаються в цифровому вигляді. Це визначено в Типовій інструкції з документування управлінської інформації в електронній формі та організації роботи з електронними документами в діловодстві, електронного міжвідомчого обміну (затверджена Постановою № 55).
Подання заявки на промисловий зразок: як це працює на практиці
Наказом Міністерства економіки України № 6237 від 07.03.2024 затверджено Правила складання і подання заявок на промислові зразки:
- Якщо ви подаєте електронну заявку, УКРНОІВІ здійснює всю подальшу комунікацію виключно через особистий кабінет в інформаційно-комунікаційній системі (ІКС УКРНОІВІ), доступній на офіційному вебсайті установи. Наприклад, подавши заявку на промисловий зразок, ви отримаєте сповіщення про її статус чи рішення прямо в кабінеті.
- Висновки експертизи, повідомлення, рішення надходять лише в електронному вигляді.
- Але ви маєте право подати окрему заяву та отримати паперові копії.
УКРНОІВІ готує документи за всіма правилами законів № 851-IV і № 2155-VIII. Перед відправленням кожен електронний документ перевіряють, щоб переконатися, що підпис справжній і документ не змінено Це гарантує захист від підробки та достовірність документа для заявника.
Такі самі правила передбачено і для:
- торговельних марок (Закон України № 3689-XII «Про охорону прав на знаки для товарів і послуг»),
- винаходів і корисних моделей (Закон України № 3687-XII «Про охорону прав на винаходи і корисні моделі»), а також компонування напівпровідникових виробів (Закон України № 621/97-ВР).
В якій формі видаються патенти та свідоцтва?
УКРНОІВІ інформує, що видає свідоцтва та патенти в електронному вигляді. Саме електронний файл вважається оригіналом. Однак за певних умов все ще можлива паперова копія.
Наказом УКРНОІВІ № 150/2024 передбачено:
- Якщо документи були подані електронно, то паперова копія видається лише за запитом.
- Якщо документи були подані на папері, і заявник обрав листування у паперовій формі, паперові копії надсилаються автоматично.
Як отримати доступ до електронного документа?
Якщо ви обрали паперове листування, але хочете подивитися оригінал електронного свідоцтва або патенту – зробіть це онлайн.
Інструкція:
- Перейдіть на сайт Спеціалізованої інформаційної системи УКРНОІВІ (СІС) https://sis.nipo.gov.ua/uk/services/original-document/
- Виберіть пункт меню «СЕРВІСИ» → «ОТРИМАТИ ОРИГІНАЛ ДОКУМЕНТА».
- Введіть ідентифікатор документа, який вказаний на останньому аркуші вашого паперового Свідоцтва.
- Натисніть «Завантажити».
Якщо ви хочете дізнатися, на якому етапі перебуває розгляд вашої заявки, виконайте наступні кроки:
- Зайдіть сюди 👉 https://sis.nipo.gov.ua/uk/search/simple/
- У полі пошуку оберіть параметр та введіть його значення (Номер заявки, Дата подання заявки, № охоронного документа, Ім’я заявника/винахідника/власника/представника).
- Натисніть кнопку «Показати результати».
Якщо у вас виникли труднощі з переглядом заявки у цьому сервісі або залишились інші питання, НЕ ХВИЛЮЙТЕСЯ. Ви завжди можете звернутися до наших фахівців, і ми допоможемо розібратися у всіх деталях.
УКРНОІВІ поступово переходить на електронний формат роботи, що відповідає чинному законодавству. Якщо заявка подана онлайн, усе листування та документи також будуть електронними. Але, за бажанням, ви завжди можете отримати паперову копію.
Олег Івченко — директор Wise Group, експерт з реєстрації ТМ, патентів та оцінки прав ІВ. Автор публікацій, вебінарів і практик із комерціалізації ІВ.
